2022年には、世界の多くの国でコロナウイルスと共存するための風土病対策が実施されると予想されています。これが、企業や組織でデジタル化への移行が進んでいる理由の一つです。特に、ドキュメントのワークフローと管理は、新しい規範に合わせてデジタル化されています。     

デジタル化されたドキュメントワークフローは、重要な情報やデータの記録、保護、保管、整理、共有の方法を改善します。デジタルドキュメントマネジメントは、ドキュメント関連のコストを40％削減し、エラーを最大30％削減することができます。 

しかし、優れたデジタルドキュメントワークフローのメリットを享受するには、そのプロセスを適切にデジタル化する必要があります。ここでは、ドキュメントワークフローのデジタル化を容易にするための方法をご紹介します。

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1. デジタルドキュメントマネジメントのためのSystemise 

紙文書のセットアップ、保管、処理にかかるコストは、特にビジネスが大きくなるにつれ、かなり高額になります。保管施設、キャビネット、紙代、印刷代、オフィススペース、保管場所、そしてこれらを管理するための従業員の雇用など、すべてが積み重なるとかなりのコストになります。すべての企業に余裕があるわけではありません。 

デジタルドキュメントシステムに切り替えることで、紙のファイルをすべて処分し、ストレージスペースを節約し、印刷やインクなどの文房具にかかる費用を削減し、ワークフローを改善することができます。また、重要な書類だけを優先的にコピーし、それ以外の書類は安全にデジタル化することができます。  

2. ファイルシステムとネーミングシステムのルールを決める

ファイル名を文書化して標準化することで、将来的にビジネスの時間とリソースを大幅に節約することができます。紛失した文書を探すのに費やす時間ほど無駄なものはありません。 

このように、文書やファイルを検索しやすくするためには、名前の付け方にルールを設けておくことが望ましい。ファイル名には、そのファイルの詳細を表すために、日付、状態、会社、業種などを含めることができます。 

これらの名前は、ファイルを見つけやすく、スキャンしやすくします。これらの命名規則をチームメンバーに伝え、すべてが整理されるようにしてください。

3. フォルダーを重ねてカテゴリー分けする 

デジタルファイル管理は、組織の適切なドキュメントを整理し、確保するのに適した方法です。ビデオ、オーディオ、PDFなどのフォーマットに応じてグループ化することができます。管理業務での検索を容易にするために、データを関連するフォルダに分類してみましょう。また、サブフォルダに分けておくなど、フォルダを重ねることで、スキャンや検索がしやすくなります。 

また、請求書、クレーム、契約書などの定型的な文書に標準テンプレートを適用することもできます。これにより、時間の節約、一貫性の確保、ワークフローの効率化が図れます。 

4. 定期的なアップデートとバックアップ

定期的にバックアップを行っていれば、技術サポートも安心です。組織が犯しがちなミスのひとつに、データの更新とバックアップを定期的に行わないことがあります。災害が発生したとき、誰もが復旧させたいと思うでしょうが、最新のバックアップシステムがなければ、それは非常に困難です。 

そのため、安全のために別のドライブにコピーする際には、ファイルをバックアップすることが非常に重要です。古いファイルや使用していないアカウントをアーカイブすることで、すべてのドキュメントシステムを最新の状態に保つことができます。これにより、デジタルドキュメントをきれいに保ち、ストレージスペースを節約し、重複を防ぐことができます。 

5. 全員が同じシステムを使う

チームや部署ごとに、コミュニケーションや文書作成など、それぞれに適した方法があります。しかし、ドキュメントのワークフローを共有する際には、全員が同じ考えに基づいて作業することが重要です。そうすることで、ミスコミュニケーションを防ぎ、効率を高め、時間を節約することができます。もちろん、複数のタッチポイントで一貫性を持たせることで、顧客の全体的な体験を向上させることもできます。 

ファイル共有や電子署名のプラットフォームは1つに絞り、特に重要な情報についてはセキュリティとプライバシーが確保されたものを選ぶ。  

6. 定期的な内部監査の実施

デジタルドキュメントのワークフローを構築・導入した後、たまにドキュメントの監査を行うと非常に効果的です。これは、システムの長所と短所を把握するための方法です。重複したファイルはどうすればいいのか？特定のドキュメントやフォルダを提出する際のチェックリストは何か？そして、定期的にモニタリングすることで、記録管理システムを改善し、微調整することができます。 

7. チームへの導入とトレーニング   

ドキュメントワークフローのデジタル化で起こったもう一つの共通のミスは、ユーザー間のコミュニケーションとトレーニングの不足です。これにより、効果が低下したり、ドキュメントの整理に不整合が生じたりして、プロセス全体が無駄になってしまいます。 

特に第三者などとの間でドキュメントを保存、レビュー、共有する方法について全員が同じ考えを持つように、オンボーディングやトレーニングに最初からチームメンバーを参加させることが必要です。

そのため、移行や導入を容易にするオンボーディングプロセスを形成することが有効です。新しいデジタル化の活動で、チームワークをさらに良くしたいと思いませんか？整理されたドキュメント管理システムを確立、維持、整理するために、ドキュメントワークフローのベストプラクティスを定義しましょう。

8. お客様のためのドキュメント作成手順

最終的に取引を成立させたいとき、営業担当者が一番気になるのは、署名、共有、文書化のプロセスをすべての顧客にどのように説明するかということではないでしょうか。そのため、デジタル・ドキュメント・プラットフォームの使用方法やトラブルシューティングのためのFAQなどをまとめた手順書を作成しておくとよいでしょう。 

関係者が適切なドキュメントにアクセスできるようにする。優れたドキュメント共有プラットフォームとは、シームレスなコラボレーションと共有を可能にする一方で、管理者やファイル管理者がコントロールできるものです。 

9. 手を抜かないセキュリティ

従業員や顧客のドキュメントへのアクセスを管理するためのカスタム手順を作成することはできますが、ハッカーやデータ漏洩を防ぐためのセキュリティも必要になります。ドキュメントをデジタル化すると、デジタルの世界のリスクにさらされることになります。

しかし、常に最新のセキュリティプロトコルと方法を使用することで、ハッカーがお客様のファイルにアクセスすることはより困難になります。ほとんどのプロバイダーは、様々な暗号化のベストプラクティスを採用しており、お客様の文書は最も安全なファイルキャビネットよりもさらに安全です。さらに、ファイルを共有サーバーに保存しない分散型のデジタル・ドキュメント・サービスを利用することもできます。 

ドキュメントワークフローをデジタル化する準備はできていますか？ 

これまでに紹介した方法をもとに、ドキュメントワークフローがどのような課題を抱えているのかを分析してみましょう。そこから、より簡単にするための適切な方法が見つかることを期待しています。 

Dedocoでは、独自のデジタルドキュメントおよび署名ソリューションを提供しています。これは、企業がデジタルワークフローを管理する方法を変革し、信頼できる検証可能なドキュメントや証明書を発行することを目的としています。ドキュメント管理をより良いものにするために、ぜひご利用ください。

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