パンデミックの初期段階では、コロナウイルスの蔓延を防ぐために人々が在宅勤務（WFH）を始めたため、オフィスの空室や稼働率の低下が世界的に急増しました。結局のところ、私たちはみんな一緒なのです。

2022年になると、WFHの指令が2年ほど前から出されていたため、多くの人が賃貸契約の期限切れを迎えます。しかし、組織が今後数ヶ月の間に職場復帰の計画を立て始め、人々が生活を再調整しようとすると、どこかに人、文化、テクノロジーのコラボレーションを可能にするスペースを見つけること（そしてうまくリースすること）は、遠隔でナビゲートするのは難しいことになります。

Property Exchange Australia（PEXA）の調査によると、オーストラリアの不動産市場では、従来の紙ベースの決済システムに比べて、電子コンベランスが提供するサービスの質と効率が全体的に高いことが明らかになりました。 

文書を作成する仕事では、常に対応に追われることになります。伝統的に紙ベースのプロセスに大きく依存してきた業界である不動産業界も、不祥事とは無縁ではありませんでした。プロジェクト管理に携わっている人なら誰でも知っていることですが、ドキュメントは最終版に到達するまでに数多くの開発段階を経て進化していきます。様々な修正、コメント、共有、再編集など、頭の痛い問題が山積みです。 

しかし、電子文書では、文書が重複してしまい、ネットワーク上に5つの「最終版」が存在してしまうことも珍しくありません。このプロセスを合理化しなければ、契約間の不一致を招くだけです。これでは、基盤が無効になるだけでなく、不整合のために当事者間の信頼性や透明性のレベルが低下してしまいます。

さらに、これらの文書は非常に機密性の高いものです。特にリモートワークの普及により、多くの人が異なるネットワーク環境で業務を行い、異なるバージョンのドキュメントを共有する可能性があります。全員が最終版に自信を持ち、満足し、同意していることを確認する必要があります。

関係者全員が最新バージョンのドキュメントを閲覧していることを確認するためには、バージョン管理が重要です。安全なデジタル文書署名プラットフォームを使用することで、すべての変更点、誰が文書を見たか、特定の人が承認したかどうか、タイムスタンプ付きの監査証跡を残すことができます。このようにして、より合理的なプロセスを実現することで、代理店は顧客が期待するパーソナルなサービスを提供するために、より多くの時間を費やすことができるようになる。

非中央集権的なデジタルドキュメントソリューションを導入することで、プロセスを簡素化、最小化し、もつれないようにすることができます。Dedocoは、唯一のブロックチェーン対応デジタルドキュメント署名プラットフォームであり、改ざん防止と無保存を実現しています。自動化されデジタル化された署名プロセスは、既存のプラットフォームを信頼できる検証可能な接続されたドキュメントと統合し、エージェントが契約書の署名と返却のために当事者間で簡単に送信できるようにします。

デジタルシステム上でバージョン管理を行うことは、プロセスの合理化に役立つだけでなく、環境、社会、企業統治のレベルを高めることにもなります。Paperless Productivityによると、1本の木は平均して17巻の紙しか生産できず、成長には約100年かかるとのことです。Dedocoは、これまでに11,400件以上の文書を印刷ではなく電子署名で処理しており、紙を使う組織が環境に与える悪影響を最小限に抑えることに直接貢献しています。ADP社の報告によると、ペーパーレスのオフィスでは、従業員1人当たり1年間で約80米ドルのコスト削減が可能だそうです。 

信頼できる、検証可能な、つながりのあるドキュメントを提供するDedocoのプラットフォームを使用することで、情報やドキュメントは、エージェントや関係者によって独占的に管理されることに自信を持つことができます。エージェントの承諾なしには何も変更できないため、セキュリティ上の課題に対処する上での安心感が保証され、関係者からのプレッシャーを避けることができます。これにより、代理店が契約書の確認や検証を行う際に必要となる業務時間やリソースがさらに削減されるとともに、署名者の確認や変更の確認など、ドキュメント作成のすべての段階で信頼性と透明性が高まり、誰もが安心してプロセスを進めることができるようになります。

デジタル・ドキュメント・プロセスの管理を改善し、組織の運営方法を革新する方法についてご興味のある方は、https://www.dedoco.com/をご覧いただくか、https://www.dedoco.com/contact-us/ までご連絡ください。

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